Para completar la fase de organizar en GTD, además de las tres categorías organizativas vistas en el post anterior (papelera, archivo y documento tal vez, algún día), necesitarás otras cinco categorías para guardar los asuntos que sí requieren acción.

En ellas anotarás los recordatorios referentes a los siguientes pasos, resultados esperados, fechas importantes, acciones que dependen temporalmente de otras personas e información y material de apoyo a proyectos.

Las 3 Categorías Organizativas que SÍ REQUIEREN ACCIÓN.

Continuando con el orden mostrado en la figura, nos encontramos con que la única etiqueta de la fase de procesamiento que no tiene ninguna categoría organizativa asociada es  “hacer”. 

Dado que las acciones que exigían menos de dos minutos ya se hicieron en la fase anterior, no hay que organizarlas.

DOCUMENTO “A LA ESPERA”

La cuarta categoría organizativa sería la derivada de la etiqueta “delegar” y da lugar a un documento titulado “A la espera” en el que recogemos todos los asuntos que hemos encomendado a otras personas y que ahora están en su tejado.

Este documento nos permite tener un inventario de asuntos que nos afectan de forma directa o indirecta, pero cuya responsabilidad sobre el siguiente paso no es nuestra.

De este modo podemos revisar la lista periódicamente, por si tuviéramos que llamar o recordar a alguien que se está retrasando y que habría que ir avanzando o finalizando el asunto en cuestión.  

Los directivos, emprendedores y profesionales con varias personas bajo su responsabilidad pueden tener múltiples asuntos procesados en esta categoría. Pero aunque no sea tu caso, recuerda que también puedes sacarle partido.

En el plano profesional, un freelance, habitualmente está a la espera de que un proveedor le haga un envío, de que un cliente le confirme un pedido o de que la gestoría le envíe un documento solicitado.

Igualmente, cualquier profesional puede estar a la espera de un informe o mail que le ha de enviar un compañero, y en lo personal siempre puedes tener recados, como comprar un regalo, delegados a un familiar o amigo.

Por ello, te recomiendo utilizar esta categoría para no mezclar estos asuntos sobre los que no puedes hacer nada, más allá de recordar o reclamar una respuesta, con aquellos que dependen única y exclusivamente de ti y en los que podrás avanzar en función del contexto en el que te encuentres.    

AGENDA/CALENDARIO

De la etiqueta “aplazar” en la fase de procesamiento, se derivan la quinta y la sexta categoría organizativa. Ambas son el corazón de la organización personal, y las herramientas que revisarás y utilizarás a diario.

Todas son importantes, pero podríamos decir que éstas son las más esenciales. Por ello conviene que aprendas a utilizarlas como sugiere la metodología de GTD, en lugar de utilizarlas de forma aleatoria.

La quinta categoría organizativa es una agenda de papel o un calendario digital en el que anotar todas las acciones que vas a aplazar y que vas a realizar: 

- Un día y a una hora determinada (asistir a una reunión fijada para el lunes 17 a las 10 horas) 

- Un día concreto a cualquier hora (hablar en persona con un compañero que sólo estará el martes 18 en la oficina y luego viajará durante tres semanas).

- La información importante para un día en concreto (el jueves 20 operan a la madre de un amigo al que te gustaría preguntar qué tal ha ido todo).    

En la agenda/calendario sólo se anotan estos tres tipos de cuestiones porque según esta metodología los recordatorios de las acciones que tienes que efectuar se dividen en dos grupos.

Aquellas que tienes que hacer en un momento o día concreto, y las que simplemente tienen que hacerse lo antes posible (éstas últimas se incorporan al siguiente documento).

DOCUMENTO “ACCIONES SIGUIENTES”

La sexta categoría organizativa es un documento titulado “Acciones Siguientes”. En el que anotamos las próximas acciones individuales, o los siguientes pasos que tenemos que dar para avanzar en un proyecto de varias etapas. 

Para utilizar adecuadamente este documento hay dos cuestiones fundamentales. 

Primero, anotar exactamente y con precisión la siguiente actividad física visible a realizar, por muy obvia que resulte. 

Esto tiene mucha importancia a nivel subconsciente, dado que en muchos casos no te apetecerá pensar qué es lo siguiente que tienes que hacer. 

Si lo tienes escrito y no tienes que tomar la decisión, procederás a realizarlo más fácilmente. 

Por ejemplo, puedes tener recopilado en una lista de tareas ambiguas “limpiar trastero” y puede que ese no sea el siguiente paso.

Realmente la siguiente acción es fotografiar los juegos de mesa y la bici que ya no utilizas para subirlos a una app e intentar venderlos por internet.

 

Y puede que luego lo próximo sea preguntar a tu amigo Jorge si va a querer la pecera. Por eso, “limpiar trastero” es algo que tienes pendiente, pero no el siguiente paso. 

En la misma lista de tareas ambiguas puedes tener anotado “cumplimentar el modelo 303 de la declaración del IVA”.

Pero realmente la acción siguiente sería “escribir un mail a determinado proveedor, para reclamarle la factura del 29 de marzo que todavía no me ha enviado”. 

Luego “llamar a mi amiga Ana para que me resuelva una duda concreta sobre cómo cumplimentar una casilla del formulario”. 

Estas son las acciones siguientes que no has especificado y que contribuyen en parte a que el trastero esté sin limpiar y el formulario sin cumplimentar, más allá de que no sean tareas muy motivadoras y que requieran fuerza de voluntad. 

Pero si además tienes cuestiones de este tipo sin aclarar, pondrás otra piedra en el camino.

Como dice José Miguel Bolívar, son tareas ambiguasy poco tachables, expresadas en lenguaje nebuloso, porque todavía no está claro el siguiente paso.      

La segunda cuestión fundamental que debes saber a cerca de las listas de acciones siguientes es que te conviene organizarlas en sub apartados en función del contexto, las herramientas o personas con las que debas estar para realizarlas con mayor efectividad. 

Como categorías básicas puedes fijar Casa, Oficina y Recados dado que no tiene sentido perder tiempo revisando las cosas que tienes pendientes en casa, cuando estas en la oficina o similar.

Tiene una estrecha relación con la fase anterior, que se puede representar gráficamente.

En este sentido, las siete etiquetas que hemos asignado  en la fase de procesamiento contribuyen a que los asuntos debidamente procesados queden organizados en una de las ocho categorías que se muestran en la imagen.

Los que ya estéis familiarizados con este sistema, advertiréis que la ilustración es ligeramente diferente a la mostrada en los libros de David Allen, en la que el gráfico se plantea de arriba hacia abajo, inicialmente, y luego se extiende hacia los lados.

Pero en esencia contiene los mismos elementos y secuencias. Simplemente, he representado las fases en forma de esquema, porque considero que se entiende mejor la relación entre la fase de procesamiento y la de organización. 

De cada posible etiqueta que podemos asignar en la fase de procesamiento se derivan una o dos categorías organizativas. Salvo para las acciones de menos de dos minutos, que quedan finalizadas y, por lo tanto, no es necesario organizar en ninguna categoría. 

De este modo, el sistema organizativo consta de ocho categorías. Tres de ellas para los asuntos procesados que no requieren acción y cinco categorías para los asuntos procesados que si requieren acción.

- Libros que quiero leer 

- Vinos que me gustaría probar 

- Recetas que quiero intentar 

- Películas que me gustaría ver 

- Viajes de fin de semana que me encantaría hacer 

- Lugares que a mi pareja le gustaría conocer 

- Sitios web en los que navegar 

- Restaurantes que me gustaría probar 

- Cursos y talleres que me podrían interesar

Espero que te haya resultado útil, en el siguiente post te muestro las cinco categorías organizativas restantes.

O si lo prefieres puedes leer el artículo de David Allen sobre qué significa realmente ser organizado, en el que se abordan algunos mitos y realidades, al respecto.  

Y ya sabes, ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Después de abordar en el artículo anterior, las tres etiquetas que tenemos para procesar los asuntos que no requieren acción (eliminar, archivar, incubar), nos centramos ahora en los elementos que requieren actuar.

Elementos que sí requieren acción

Cuando necesitas hacer algo (diferente a eliminar o guardar) respecto a un asunto, debes plantearte dos preguntas:

¿Cuál es el resultado deseado? ¿Cuál es la acción siguiente?

Es decir, qué quiero conseguir y cuál es el siguiente paso que necesito dar. 

Esto es habitual con:

-Los correos electrónicos que requieren tomar una decisión y dar una respuesta 
-Las notas que tienes en la bandeja de entrada sobre una reunión y que te recuerdan que debes tomar acción en algún sentido para seguir avanzando
-Las llamadas que tienes que hacer a un compañero o
-Las pilas que tienes que comprar para que funcione el mando de la televisión.   

Puede ser que se trate de acciones individuales como enviar un mail, o que forman parte de un proyecto simple, como comprar una estantería para redecorar el despacho.

O puede que simplemente sea el primer paso de los cien o doscientos que tendrás que dar para finalizar un proyecto complejo como crear una empresa o finalizar una tesis doctoral. 

Sea como fuere, sólo podrás realizar una acción cada vez, por lo que deberás preguntarte siempre, ¿cuál es el siguiente paso?

Y algunas veces, simplemente será el único, como en el caso de las acciones individuales. 

Otra cuestión importante en este punto es que recuerdes que en el vocabulario de GTD, "proyecto" es todo aquel resultado que queremos conseguir (por ejemplo a una semana o mes vista) y que requiere dar varios pasos para conseguirlo. 

Puede que solo sean cuatro sencillos pasos, como elegir una estantería por internet, comprarla, recibirla y montarla. Para GTD esto es un proyecto, aunque sea simple, pero es un proyecto. Y es importante entenderlo.

Pero volviendo a la acción siguiente, hay que tener en cuenta que David Allen, establece tres posibles opciones: hacer (en el momento), delegar o posponer.

Aunque es intuitivo y fácil de entender, déjame que te explique brevemente cuando utilizar cada una de ellas.

Tienes que elegir una de las tres etiquetas y asignársela a cada una de las acciones siguientes que tengas en el cesto.

Recuerda que en la primera parte del post ya vimos las etiquetas eliminar, archivar e incubar. Por lo que le asignaremos la cuarta etiqueta a hacer, la quinta a delegar y la sexta a aplazar.  

Procesando en GTD. La cuarta opción es HACER.  

Cuando realizar una acción requiere menos de dos minutos, lo mejor es hacerla en el momento en que se define.

Realmente es una cuestión de eficiencia, porque tardarías más en posponerla, organizarla y anotarla en tu sistema de organización que en hacerla directamente. 

Por lo tanto, responder a un correo electrónico sencillo, avisar por whatsapp a tus padres de que irás a comer el fin de semana o sacar punta al lápiz, son cosas que harás en el momento.

Procesando en GTD. La quinta opción es DELEGAR.  

Si la acción durará más de dos minutos, necesitas preguntarte si eres la persona adecuada para llevarla a cabo. Si la respuesta es no, delégala a la persona correcta. Y para esto no hace falta ser alto directivo ni tener un asistente personal. 

A veces, simplemente se trata de decirle a un amigo que se encargue de reservar el viaje y el coche de alquiler o a tu hermano que se encargue de comprar el regalo del cumpleaños de tu padre, ya que tú lo has hecho las últimas veces.  

Procesando en GTD. La sexta opción es APLAZAR.  

Si la acción te llevará más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que aplazar su ejecución a un momento posterior y seguirle la pista en una lista de “acciones siguientes” o en tu agenda/calendario.

 

Te recuerdo que ahora estás procesando, y como te pongas a hacer todas las cosas que tienes pendientes y que requieren tiempo, no terminarás de procesar y volverás a estar a como antes, cuando no tenías un sistema de gestión del flujo de trabajo completo.

Así que recuerda, anótalo y continúa procesando el siguiente elemento. En el siguiente post, te explicaré como efectuar listas de acciones siguientes más eficientes y cómo utilizar la agenda/calendario según GTD. 

Por último, desde mi punto de vista existe una séptima etiqueta que habría que incluir en el sistema.

Es una categoría que aparece implícita en los libros de David Allen, pero que él no comenta de forma explícita como séptima opción. Aunque es el resultado obvio de las respuestas a las que el mismo anima a responder. 

Como dijimos anteriormente, además de la pregunta ¿cuál es el siguiente paso?, hay que responder a ¿cuál es el resultado deseado o el objetivo a cumplir?

Esto es especialmente importante en los proyectos de varios de pasos que no se finalizan con una única acción siguiente.

Por eso, cuando nos encontramos con proyectos de varias etapas, desde mi punto de vista habría que añadir la etiqueta planificar, como séptima alternativa. 

Procesando en GTD. La séptima opción es PLANIFICAR.  

Planificar, incluiría básicamente, definir exactamente cuál es el resultado deseado (poniéndole un título concreto) y esbozar algunos de los pasos que hay que dar y el orden en que deben efectuarse. 

Posteriormente, la planificación podría pulirse, ampliarse y concretarse si fuera necesario, especialmente en proyectos largos y complejos.

Pero en primer lugar, sería recomendable, al menos, un esbozo en un papel o una planificación “de reverso de sobre” como denomina David Allen. Aunque sea de forma orientativa. 

No obstante, este es un aspecto que trataremos en otros post más específicos. 

De momento, quédate con que puedes poner una séptima etiqueta, que sería planificar y que consistiría en ponerle nombre y apellidos al proyecto. Por ejemplo, “Estantería montada en el despacho” (resultado deseado) y anotar los pasos: elegir estantería, comprarla y montarla (acciones). 

Es un ejemplo muy simple, pero sirve para ilustrar que la etiqueta planificar implicaría anotar, el resultado y las acciones, para posteriormente ubicarlos en dos listas (la de proyectos y la de acciones siguientes), que veremos en la tercera fase, organizar.  

¡Aprende, Actúa, Avanza!

A esta fase, David Allen, la denomina procesar, en su primer libro, y aclarar o clarificar en sus obras posteriores, pero en esencia significan lo mismo.  

En este punto la cuestión es ¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación a cada correo electrónico, mensaje de texto, informe, notas de reuniones o ideas propias que aparecen en tu cesto de recopilación?

¿Qué es esto? ¿Qué significa para mí?

Pues lo primero que necesitas preguntarte es ¿Qué es esto? Pero no en el sentido de si es un informe, una libreta o un mail, eso es obvio. Sino en el sentido de ¿Qué significa para ti? Y de si requiere llevar a cabo alguna acción con ello.

 

Puede ser que no necesites hacer nada con ese elemento salvo eliminarlo o guardarlo en un lugar adecuado. O puede ser que necesites efectuar alguna acción al respecto como llamar a alguien, enviar un mail, comprar algo, planificar un proyecto…

Es fundamental que no entiendas procesar como gastar tiempo en algo, o no realizarás esta función tan importante con la dedicación que se merece. La obviarás o pasarás de puntillas por ella y todo tu sistema de productividad se resentirá.

Es el paso previo y necesario para poder organizar los asuntos en base a un significado común en la tercera fase. 

Hay muchas personas que tratan de organizarse, pero cometen el error de hacerlo con un montón de asuntos incompletos y sin procesar. No seas uno de ellos, porque no hay que organizar lo que entra; sólo capturarlo y procesarlo. 

Tómate esta fase como un juego en el que comienzas preguntándote ¿qué es eso? ¿qué significa para mí? ¿qué es este asunto y que debo hacer al respeto? ¿sobre qué trata realmente este documento o comunicación? ¿qué implicaciones tiene para mi?

Una vez respondida esta pregunta lo siguiente que te debes plantear es ¿Requiere realizar alguna acción o simplemente necesito guardarlo o eliminarlo?

¿Requiere realizar alguna acción, sí o no?

Cuando la respuesta es no, cuando un asunto no requiere acción, se abren las tres posibilidades relacionadas con guardar o eliminar el asunto.

No requiere realizar ninguna acción, sólo necesito eliminarlo o guardarlo.

Procesando en GTD. La primera opción es ELIMINAR.

 

Esto lo hacemos cuando el asunto ya no es necesario, cuando se ha quedado desfasado, ha perdido su valor o simplemente ya no lo necesitamos.

En definitiva, para nosotros a día de hoy es basura. Lo mejor que podemos hacer es tirarlo a la papelera o presionar la tecla eliminar del ordenador. 

Con ello, como apunta José Miguel Bolívar, evitaremos el Síndrome de Diógenes, tanto físico como digital, y mantendremos nuestro entorno despejado, lo que nos ayudará a pensar y actuar con mayor claridad.

Párate a pensar un momento, ¿cuántas cosas se van acumulando en tu casa, oficina u ordenador, cuando no haces el esfuerzo consciente de eliminarlas? 

Procesando en GTD. La segunda opción es ARCHIVAR.

 

La llevamos a cabo cuando procesamos un elemento que posee información que puede ser útil para algo más adelante, algo que consideramos como material de referencia. 

Entre estos elementos encontramos habitualmente las facturas de los electrodomésticos que debemos guardar como garantía, los recibos y facturas de luz, gas y teléfono, o nuestras nóminas, que, ya sea en formato digital o papel, necesitemos conservar. 

Es material que queremos guardar, tal y como está, para conservarlo. Aquí la clave está en mantenerlo organizado.   

Procesando en GTD. La tercera opción es INCUBAR. 

Se correspondería también con nuestra idea de guardar y conservar algo, pero con la intención de revisarlo próximamente, por si queremos llevar alguna acción al respecto. 

Al principio cuando se empieza a utilizar GTD, la línea entre las dos opciones que asociamos a guardar (archivar e incubar) parece difícil de distinguir. 

La principal diferencia es que las cosas a las que ponemos la etiqueta “incubar” son aquellas ideas o informaciones sobre las que no queremos tomar ninguna decisión por el momento.

No requieren acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo en un futuro más o menos próximo.

Por ejemplo, la información sobre un concierto que será dentro de dos meses y al que no sabemos si podremos ir, una escapada de fin de semana que tal vez queramos hacer en primavera o un proyecto que no vamos a iniciar esta semana, pero quizá queramos poner en marcha el mes que viene.  

Como decíamos, a veces la diferencia parece demasiado insignificante, pero piensa en archivar elementos como la factura de la lavadora, que salvo que ocurra algo (una avería), no necesitarás utilizar en varios años.

Mientras que incubarás cuestiones que debes revisar periódicamente para tomar la decisión definitiva al respecto, como realizar ese viaje, asistir a ese concierto o a esa reunión, a la que a día de hoy todavía no sabes si necesitarás o querrás ir.

Incubar, implica no decidir en el momento, es dejar algo en espera. Utiliza esta categoría para todos los elementos sobre los que todavía no quieras o puedas tomar una decisión firme.

Pero intenta, que no se convierta en una especie de "cajón de sastre" en el que amontonas y pospones decisiones que deberías estar tomando ya. Para que resulte útil, debes utilizarla con sentido común, no para procrastinar. 

 

Resumiendo, para las cosas que quieres eliminar o guardar necesitarás:

1. Una papelera (elementos físicos) y una tecla de suprimir (recursos digitales).

2. Una carpeta o documento para el material que se está incubando.

3. Un buen sistema de archivo para conservar la información de referencia.

¿Te parece interesante? En el siguiente post, te comento cómo procesar los elementos que sí requieren acción. 

¿Vamos a por ello?

¡Aprende, Actúa, Avanza!

De este modo, existe cierta tendencia a dejar las cosas en la bandeja de entrada cuando quieres hacer algo con ellas pero no puedes hacerlo en el momento.

La bandeja de entrada, sobre todo para el papel y los correos electrónicos, es lo mejor que saben hacer muchas personas para organizarse. Y es comprensible.

Si no conoces otro sistema, al menos sabes que en alguna parte, allí dentro, hay un recordatorio de algo que tienes que hacer o conservar. 

Por desgracia, la red de seguridad se pierde cuando los montones crecen y se desbordan o la lista de los correos electrónicos es muy extensa.  

Cuando aprendas a utilizar las dos siguientes fases, es decir, procesar y organizar tus asuntos con facilidad y rapidez, la bandeja de entrada volverá a recuperar su utilidad y función original, aquello para lo que realmente sirve.

En el próximo post, te enseñaré cómo vaciar las bandejas de entrada y el correo electrónico sin tener que hacer los trabajos pendientes en el momento, obligatoriamente. 

De momento, para ir practicando, te sugiero que hagas un ejercicio. Recuerda que un sistema de organización si no lo pones en práctica no sirve de nada. Así que, manos a la obra. 

Coge un taco de post-it, una libreta u hojas pequeñas de papel y empieza a anotar cualquier cosa pendiente que llame tu atención y que te venga a la cabeza.

No te preocupes por su nivel de importancia. Ya tendrás tiempo para eliminar las que consideres.

En la primera etapa de una lluvia de ideas no se evalúa. Y de modo similar en la primera fase de GTD tampoco. En ésto existen ciertas similitudes.   

También puedes practicar en un procesador de textos, y anotar una idea en cada página.  Introduce un salto de página cada vez que recopiles un asunto.

Así, en la siguiente fase (procesar) podrás concentrarte en los asuntos de uno en uno, lo que incrementa la eficiencia del sistema. 

Con independencia de que recopiles en papel o en digital, la clave para hacer este ejercicio está en la cantidad más que en la calidad, cuanto más mejor. 

Permíteme un consejo y contarte una experiencia personal

Muchas personas, entre las que me incluyo, nos agobiamos bastante la primera vez que hicimos un inventario de 80 o 100 asuntos pendientes. Sin embargo, no hay que preocuparse, porque es normal. 

Yo al principio no me di cuenta de que si pasas 16 horas despierto a día, en un mes tienes unas 480 horas de actividad. 

Por ello, no deberías extrañarte de que se te ocurran 100 asuntos para realizar o empezar durante el próximo mes. Y no digamos ya en el próximo año. Ten en cuenta que algunas cuestiones pueden requerir varias horas, pero otras se solventarán en diez minutos. 

Esta estimación, es meramente orientativa, pero a mí me sirvió para darme cuenta de que si estás vivo, eres activo y tienes proyectos de futuro, es normal que tengas varias docenas de asuntos pendientes, posibles ideas a ejecutar, recados a realizar, documentos a leer o archivar…en definitiva, docenas de cosas pendientes. 

Tienes que aprender a mirarlos a la cara, uno a uno, saber cómo son de importantes para ti, en qué orden debes llevarlos a cabo (o descartarlos porque no son realmente importantes) y para eso debes recopilarlos, uno a uno.  

Recuerda que aunque no los anotes, para no verlos, aunque te quieras esconder de ellos, los asuntos están ahí. En tu cabeza, restándote energía, recordándote que tienes que hacer cosas en momentos improductivos en los que no puedes hacer nada al respecto.

Como acordarte de comprar bombillas cuando estás en la oficina. 

Piensa un momento. Si tu mente fuera el mejor sistema para guardar las cosas, ¿no te recordaría que necesitas bombillas únicamente cuando estuvieras en la tienda? 

Empieza a escribir en papel o digital, todo lo que te llame la atención. Aquello a lo que vincules un debería, tendría que, convendría o estaría bien.

Dedicándole 20 minutos, puedes llevar a cabo una primera versión de recopilación bastante aceptable.

Después, te recomiendo que leas el siguiente post sobre la fase procesar, para saber qué hacer con todo lo que has recopilado.  

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

La primera fase de GTD consiste en RECOPILAR O CAPTURAR todos los asuntos físicos y mentales que captan tu atención.

Es como hacer un inventario de cuestiones pendientes, asuntos incompletos y objetos que no están en su sitio, volcándolo en un sistema externo a tu cerebro.

A esta primera fase David Allen la denomina recopilar en su primer libro en 2001 y capturar en sus trabajos de 2011 y 2015, pero en esencia significan lo mismo.

Es fundamental saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva, para que posteriormente puedas procesarlo adecuadamente.

Para que tu mente se libere de la tarea de intentar guardarlo todo, tiene que saber que has recopilado todo lo que represente algo que tengas que hacer, o algo sobre lo que debas tomar una decisión, y que pronto lo vas a procesar.

Para ello es fundamental que recopiles el cien por cien de los asuntos incompletos, que son todos aquellos a los que asocias un querría, debería, tendría, convendría...

Tanto si es a largo plazo como a corto, si es urgente o no, importante o no.   

En este sentido, todo lo que tiene importancia potencial para ti ya está siendo recogido en un sentido amplio, en tu mente.

Si no está recogido y gestionado en un sistema externo fiable y en el que confíes, está rondando por tu mente subconsciente, restándote cierta energía mental, aunque no te des cuenta.

Mientras una parte de tu cerebro tenga que estar ocupada en que no se te olvide asistir a una reunión, comprar un regalo o cualquier otro asunto, aunque no lo consideres muy importante, estará teniendo fugas de energía innecesarias.

Es mucho mejor que utilices tu energía mental para generar ideas creativas, ejecutar acciones, o tomar decisiones, en lugar de para mantener un inventario de asuntos incompletos y mezclados en tu cabeza.

Por ello, vuelvo a insistir en que es fundamental que los saques de ahí.

Para esto puedes utilizar distintas herramientas de captura como hojas de papel y libretas, grabaciones de voz, anotaciones en procesadores de texto, correo electrónico o mensajería instantánea.

Sean o no tecnológicas sirven como bandejas de entrada para capturar información, compromisos e ideas potencialmente importantes.

Tres factores que determinan el éxito en la captura

Primero. Sácatelo todo de la cabeza.

Te lo repito otra vez, cada ciclo abierto o asunto incompleto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza.

Las pequeñas tareas también. Olvídate de intentar recopilar sólo lo importante, lo urgente o lo complicado si quieres utilizar GTD aprovechando todo su potencial.

Segundo. Utiliza el menor número de recipientes de captura posibles.

Emplea tantas bandejas de entrada como sean necesarias para poder recopilar cualquier cosa en cualquier contexto, pero las menos posibles para poder funcionar.

Las cosas se te ocurrirán en cualquier parte, muchas veces fuera de la oficina o de casa. Pero, si tienes demasiadas zonas de recogida, no podrás procesarlas fácilmente de modo coherente.

Tercero. Vacía las herramientas de captura con regularidad.

Si no vacías las notas de papel, grabaciones de audio… y procesas los asuntos que has recopilado, tus herramientas sólo sirven para almacenar material amorfo sobre el que no te aclaras.

Sin embargo, lo que necesitas es clarificar y decidir tus próximos pasos.

En este punto, es fundamental entender que vaciar no significa terminar todo lo que está pendiente. No tendría sentido dado que es lógico que tengas acciones y proyectos pendientes a los que les falten docenas o cientos de horas para su finalización.

Vaciar implica que hay que especificar la naturaleza del asunto, que muchas veces es ambigua.

Ponerle nombre y apellidos, y decidir lo que debería hacerse con ello incorporando verbos de acción específicos como archivar, delegar, eliminar, agendar…y algunos otros que te enseñaré en el próximo post.

De momento, quédate con la idea de que vaciar requiere poner una etiqueta a cada asunto, en función de lo que haya que hacer con él y organizarlo dentro de tu sistema.

Para saber más sobre este proceso, puedes leer la segunda parte del post.

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!